徳島県㈱広海クラシオ様で社員向けの書類やデータの整理ing＆ファイリング研修会

12月16日に徳島県の株式会社広海クラシオ様からのご依頼で、社員研修の一環として「書類とデータの整理とファイリングセミナー」の講師を務めさせていただきました。

政府が掲げた「働き方改革」により、企業は仕事の効率アップ、残業を少なくするなどの対策に追われています。

㈱広海クラシオの社長は、いろいろな研修会や勉強会など、社員のために経費をかなり使われています。

全国的にもこういう意識を高く持たれている社長は数少ないと思います。

トップダウンで何事も決めるのではなく、社員自らが考えて会社を変えていこうという姿勢は素晴らしいものです。

 

以前も、社長は社員向けに「整理収納アドバイザー２級認定講座」を開催されました。

社長自らも受講者として参加されました。

「おまえらちゃんと勉強しろよ！」ではなく、社長自らも参加された姿勢に感心しました。

 

整理収納アドバイザー２級認定講座で、まずは社員の社内の整理整頓の意識を高めようと思われたそうです。

そして、次には今回の「書類やデータの整理とファイリング」を勉強することで、さらに業務改善や仕事の効率アップを図られたわけです。

社員のためにもっと働きやすい環境をつくりたいという思いは、社員一人一人の意識と行動を変えていきます。

社内が整理整頓されていき、働き方が変わります。

そのことが結果的に、会社を成長させることになるからです。

 

なぜ書類やデータの整理とファイリングが大切なのか？

 

 

会社の中の整理で一番悩みが多いのが「紙類」と「データ」です。

家には衣類や食器などいろいろな種類の物が存在していますが、会社においては圧倒的に「紙」が占めています。

だから、私にすれば家よりも会社の方が早く解決できるのです。

「紙」さえ解決できれば、かなりオフィスの中はスッキリキレイを実感できるからです。

 

会社やオフィスにおいてなぜ紙やデータの整理とファイリングが重要なのかと言いますと、

仕事の効率を下げているひとつの要因に、書類やデータがすぐに見つからないという無駄な時間です。

得意先からの電話ですぐに見積書を引出しから見つけられず待たせてしまっては印象も悪く、信用を失ってしまいます。

人によっては、何かを「捜す」という時間が労働時間の中でかなりを占めている人もいます。

それって、その人にとっても大切な時間の浪費です。

そして、会社にとっては経費の浪費です。

 

書類やデータの管理がキチンとできていない人にミスやトラブルが多いのです。

発注ミスや在庫チャック不足などによって金額的なダメージも会社に与えてしまうことだってあります。

違う会社の見積書を送ってしまったり、ある会社の企業情報や個人情報漏えいにつながったりすれば、会社の存続に致命傷を与えます。

ビジネスにおける書類やデータは生命線です。

そのことを社員一人一人が意識を高めていく必要があるのです。

 

正しく書類やデータのファイリングや管理方法を知らない人は、とにかくファイル用品や書棚などの什器を増やす事しかしません。

書類を整理するためにファイルをとりあえず買おうとか、書棚やそで机などを新設して置き場所を増やそうとするのです。

かつて私は2社の会社の移転を止めたことがあります。

オフィスが狭くなってきたので社長は移転を計画していました。

移転の前にコンサルの依頼をいただきましたので訪問しました。

私は社長に尋ねました。

「もう次の移転先とは契約されたんですか？」

すると社長は

「いいえ、これから探すところです。」

そこで私はこう言いました。

「このオフィスは移転しなくても大丈夫です。」

「皆さんと一緒に正しい整理整頓をしていきましょう。」

「移転をするかどうかは、その結果を見て検討なさってください。」

 

オフィス内を社員の皆さんと一緒に整理整頓をしていきました。

紙類やファイルも全て見直していきました。

その結果、そで机や書棚などの什器が要らなくなりました。

それらをオフィスから撤去してみると、かなりの空間が現れたのです。

私は申し上げました。

「おそらく次に引越ししても、またオフィスは手狭になったことでしょう。」

「オフィスを狭くしていたのは社員が増えたからではなく、紙類と什器が溢れていたからです。」

「これでかなり経費削減もできるはずです。その分利益を増やしてください。」

「次に引越しするタイミングは会社が儲かって、さらに事業を拡大する時ですよ。」

 

社長は

「いやー、よく分かりました。これが本当の整理整頓なんですね。」

「移転に掛かる経費がゼロになりました。大きな金額なので本当に助かりましたよ。」

 

経費の無駄遣いは意外に足元にあります。

文具を含めて小さな金額ほど馬鹿にしてはいけないのです。

 

個人個人が書類やデータをファイルしたりパソコンで管理しているために、隣の人の仕事や情報が可視化できていません。

社員間、上司と部下で情報が共有化できているでしょうか？

共有化できていないことがミスやトラブルの原因にもつながります。

共有化、可視化できていれば、アドバイスもできますし、未然にミスを防ぐこともできます。

いい情報は共有化することで売上げアップにも貢献できます。

近年のインターネットやデジタル管理を活用すれば、書類や資料、データを共有できます。

会議資料だって、今時紙ベースで配布するなんて時代遅れですし経費の無駄です。

情報を社内で共有してこそ、会社の成長があるのです。

 

セミナーではファイリングの実習（ワークショップ）も実施

 

 

私のファイリングセミナーでは、カードを使って分類の実習（ワークショップ）を行います。

ファイリングで大切なコツのひとつは「分類」です。

まずは書類を整理して要らない紙を処分します。

次に行う作業が「分類」です。

ファイリングにおいて、この「分類」が一番重要です。

逆に言えば、この「分類」のコツさえつかめばファイリングは怖くありません。

「分類」は実際に練習してみることが重要ですので、セミナーの中では実習体験をしてもらっています。

 

名刺や書類データはクラウドやアプリを活用する！

 

 

これだけデジタル化が進んだ今でも、多くの人が活用できていません。

紙類やファイルだらけになってしまう原因の一つは、アナログとデジタルのダブル保管をしているからです。

パソコンで資料を作りパソコンの中に保存します。

その資料をプリントアウトして紙ベースでもファイルして保存しています。

つまりダブル保存です。

中には何かの時のために、SDカードやCDでバックアップ保存している人もいます。

こうなるとトリプル保存です。

時間も経費も労力も無駄です。

 

毎日のように頻繁に使う書類は紙ベースで保管してもいいかもしれません。

でも、多くの資料はデジタルの状態だけで保管してても充分です。

さらに、パソコンの中に保存するので不便が発生します。

または、パソコンの故障やウイルス感染でデータが無くなったり漏えいするリスクもあります。

 

インターネットのクラウドやアプリを使えばデータは安全かつ仕事の効率化も可能です。

ウイルス感染や漏えいリスクも大幅に改善できます。

共有化もできます。

パソコンの中にデータは保存していないので、変な話ですがパソコンが壊れようが焼けようが買い替えようが、何があってもデータは無事です。

 

名刺も紙ベースでファイルするので無駄な時間やお金が発生します。

アプリを活用すれば、あなたは名刺をどこへでも持ち運ぶことだって、いつどこでも見ることだってできます。

 

紙ベースのアナログとデジタルファイリングを同時に習得できる！

 

私のファイリングセミナーは紙ベースの書類や写真だけのノウハウ以外にも、こうしたデジタルを活用したノウハウがウリです！

世の中、いろいろなファイリングセミナーがありますが、紙ベースとデジタルの両方を同時に教えてもらえるセミナーはほぼありません。

 

私は断言します！

今は紙ベースのファイリングのノウハウだけでは、書類ファイルの解決はできません。

どちらも身につけておかなければ、あなたの仕事改革は不可能です。

さらに申し上げるなら、デジタルファイリングはこれからはもっと必須になります。

仮想通貨によって将来は紙幣や硬貨という形はなくなろうとしています。

ファイリングにおいてもデジタルの世界を習得しておいて絶対に損はありません。

逆に知らない、できないでは時代についていけなくなります。

 

セミナーでは、スマホを使って実際にクラウドやアプリの実習も行っています。

無料版を使うので、練習には最適です。

実際に自分で体験してみれば、意外に簡単なことなんだと実感していただけます。

インストールから設定、使い方まで私がひとつひとつレクチャーしていきますので、デジタルは苦手って云う人もご安心ください。

 

会社で社員向けのファイリングセミナーや研修会をしてみませんか？

 

 

今回の㈱広海クラシオ様のように、社内の社員向けのセミナーや研修会をご検討下さい。

何か仕事に役立つセミナーや研修がないかとお探しでしたら、ぜひお声をおかけください。

お陰様で全国の企業様や商工会様、病院、学校などからご依頼をいただいております。

整理ist 佐藤亮介は全国どこへでも出向きます。

 

 

 

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