大阪ファイリグセミナー｜書類や写真などの紙類＆クラウド活用のデジタルファイリング

今、私たちはモノが溢れ、モノに埋もれています。

それは一般の家庭だけではなくビジネス環境の中でも同じ現象が起こっています。

中でも書類やプリント、写真などの紙類に悩まされている人は多いのではないでしょうか？

さらに、今はデジタルの時代。

パソコンで書類を作り、プレゼン用のパワーポイントを作成したりします。

そして、スマホで簡単に写真や動画も撮れるので、あらゆるデジタルデータで溢れていないでしょうか？

 

いざと云う時に書類はすぐに見つかりますか？

商談や打合せの時にお客様などの相手にすぐにパソコンの中の資料やデータはお見せすることはできていますか？

お子様の学校行事などのお知らせプリントがなくなりがちで困っていませんか？

名刺の管理はどうなさっていますか？

年賀状、招待状、グリーティングカードなどの管理やファイリングはどうしていますか？

 

いざと云う時にすぐに見つけられて、取り出せなければ本物のファイリングとは言えません。

多くの方がなさっているのは、ファイリグではなく、「ファイルする」になっているのです。

 

ZOOMを使ったオンラインセミナーも開催しております。

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紙類の整理は一番時間と労力がかかる！

 

紙類は私たちの身の回りに存在するモノの中でも一番厄介な相手かもしれません。

その理由は書類などの紙類の整理にはすごく時間がかかってしまうからです。

衣類や食器、小物などに比べて、紙類はもうワンアクションという時間が増えるのです。

それは「読む」という時間です。

この書類が必要か必要じゃないのか？

取っておくモノか？要らないモノか？

それを読まなければ判断がつきません。

 

さらに読むという行為は場合によっては、そのまま読みふけってしまうことになる可能性もあります(笑)

写真や雑誌、本、漫画などの書籍でも、気がついたら思い出にふけっていたとか、読むのに没頭していたという経験はないですか？

こうした理由で、私は紙類が最も手ごわい整理の相手だと考えているわけです。

 

1枚1枚は薄くて軽い紙でも、平積みしてため込んでしまうと、たった1センチの厚みでも100枚くらいになってしまいます。

見た目では1センチの厚みは大したことはないと思ってしまいがちです。

だけど、100枚の紙を整理しようとしたら、はたしてどれだけの時間がかかってしまうでしょうか？

1枚ずつ読みながら判断していくとなると、5分や10分で終わるわけがありませんよね。

そのため日頃から紙類が増えすぎないように心掛けておくことが大事なんです。

 

ファイルの正しい選び方と使い方

 

そして、紙類はバラバラでデスクの上や食卓に置いたり、引出しに収めてしまうと、いざと云う時にすぐに見つかりません。

そこで活用するのがファイルです。

だけど、多くの方がやっているのはただの「ファイルする」になっているので、ファイルを活かしきれていません。

「ファイルする」から「ファイリング」にしていかなければ、結局紙類をデスクや引出しに置いたり収めているのと同じ事なんです。

そして、多くの人は本当に使い勝手の良いファイルを知りません。

もしも知ってても本当の使い方を知りません。

あなたの暮らしやビジネスをもっと快適にするための本当のファイリングを身につけてください。

あなたにとって使い勝手の良いファイルを知ってください。

 

アナログとデジタルの二重ファイリング

 

今は資料などを手書きで作成する人は少ないでしょう。

ほとんどの方がパソコンやタブレットなどで作られていることでしょう。

写真や動画もスマホやデジカメで簡単に撮ることができます。

つまり、今はほとんどがデジタルのデータなのです。

 

例えば、パソコンのエクセルやワードなどのソフトを使って見積書、プレゼン資料、手紙などを作成します。

それらはパソコンの中に保存します。

だけど、多くの人がプリントアウト（印刷、コピー）をして紙ベースでもファイルしているのが実態です。

折角デジタルで保存しているのに、紙と云うアナログでも保存しているわけです。

つまり、同じモノを二重に保存しているという実態です。

日本人が紙が多いのはこうした二重保存にも原因があるのです。

しょっちゅう使う資料や書類は紙ベースでファイルしておいてもいいかもしれません。

だけど、何でもかんでもデジタルと紙の二重で保存しておく意味はあるでしょうか？

 

クラウドを活用すれば全てが解決できる！

 

さらに、私のファイリングセミナーの一番のウリはインターネットのクラウドを活用したデジタルファイリングです。

多くの人はパソコンやスマホの中に、書類や写真などのデータを保存しています。

もしも、あなたはそのパソコンやスマホが壊れたり、紛失したり、盗まれたり、水没した時にどうしますか？

全てのデータを失ってしまうことになりませんか？

大切な資料、顧客情報が外部に漏れたら大変です。

思い出の写真や動画はもう二度と戻ってきません。

 

または、パソコンやスマホを新機種に買い替えた時に、データの移行に時間がかかって面倒くさいって感じたことはないですか？

または、自宅や会社のパソコンに保存した資料や写真などを外で見ることは基本的にはできませんよね。

得意先の商談や出張中に、相手から急にもう一度見積書を送ってほしいと頼まれた時に、「すみません、今外出中なので会社に戻りましたらすぐに手配します」って対応していませんか？

実家に帰省して子供の写真を見せようとしても、家のパソコンの中の写真は見せることはできませんよね。

 

こうしたことを全て解決してくれるのが「クラウド」です。

簡単に説明すると、資料も写真もあらゆるデジタルのデータをパソコンではなくインターネットのクラウドに保存しておく仕組みです。

インターネットの中に自分のデータを保存する書庫を作っておくというイメージです。

つまり、インターネットに接続できる環境であれば、どこでも・いつでもクラウドのデータを見たり、編集したり、作成したりできるわけです。

 

自宅や会社のパソコンで作った資料を、外に持ち出したノートパソコンでもスマホでもタブレットでも見たり編集することが可能です。

もちろんそのデータをメールに添付して送ることもできます。

また最近はコンビニでプリントアウトすることもできます。

実家で子供の写真を親に見せることだってできます。

名刺もデジタルで簡単に保存できて、外出先でいつでも見ることができます。

年賀状、ハガキなども紙ベースで取っておくよりもデジタルで保存すれば場所もファイル用品も要りません。

 

そして、何よりパソコンやスマホを買い替えてもデータを移し替えることは不要です。

万が一、パソコンやスマホが壊れたり、水没、紛失しても、あなたのデータは完全に無事です。

こんなに便利なクラウドを活用しない理由はありませんよね。

Dropbox、Google、Microsoftなど大手の会社がクラウドサービスをしています。

無料で使えるサービスもあります。

セキュリティに関しましても、自分でセキュリティソフトを購入してデータを守るよりも大手に任せておく方が安心だと思います。

 

クラウドって名前は聞いたことがあるけど使ったことがない。

ダウンロードしてるけど使い方が分からない。

そういう人がまだまだ多いです。

 

私のファイリングセミナーでは、紙ベースのファイリングだけでなく、このクラウドを活用したファイリングのノウハウも身につける事ができます。

やったことがない初心者の方にも、無料クラウドの設定～使い方までひとつひとつ丁寧にレクチャーします。

会場で実際にあなたのスマホを使って実習していただきます。

何も心配することはありません。

あなたは、筆記用具とスマホだけ持ってきていただければ大丈夫です。

 

クラウドの予習は下記の記事をオススメします。

書類や写真を上手に整理や保管する方法｜クラウドを使えば大切な思い出も消えない！

 

 

LIXIL様主催大阪ファイリングセミナーの概要

 

今回、住宅会社のLIXIL様からお招きをいただき、大阪南港のショールームでセミナーをさせていただきます。

大阪での次回の開催は未定です。

ぜひこの機会にちょっと無理をしてでもご参加ください。

必ず、あなたを手ぶらで帰ってもらうことはしません。

あなたの暮らしや仕事がもっと快適で効率良くなる内容です。

会場でお会いできますこと楽しみにしております。

 

●日時：2018年3月1日（木）10:00 – 16:00

ー タイムテーブル ー

10:00 – 12:00 書類・写真のファイリング

12:00 – 12:00 昼食タイム

13:00 – 15:00 クラウドデジタルファイリング実践

15:00 – 16:00 質疑応答

 

●会場：LIXILショールーム南港（大阪）
大阪府住之江区南港北1-7-62

アクセス

 

●費用：15,120円（税込）

●ご持参品

・筆記用具

・ノートやメモ

・スマートフォンまたはタブレット
※会場はW–Fiがないようですので必ずインターネットができる物をご用意ください。

・飲み物、昼食

 

その他の詳細やお申込み方法は下記のチラシをご参照ください。